“Veel formele regels kunnen worden geschrapt omdat ze teveel uitgaat van een lineair bestuurbare organisatie terwijl dat niet het geval is”
Verslag van een voordracht over Complex Adaptieve Systemen in Bedrijf
op persoonlijke titel door
Ir. P. (Pascal) van Bentum,
Director Consulting Expert bij CGI Nederland.
Het boekje “Complexe Adaptieve Systemen in Bedrijf” biedt een goede bril om naar organisaties te kijken. Bij de start krijg je het idee dat alles met alles samenhangt en dat kleine dingen grote gevolgen hebben. Dit is zeer herkenbaar bij de ministeries waar ik heb gewerkt. Als je dan ook nog kijkt naar de vele vormen van besturing die je aantreft bij ministeries vraag je je af hoe deze organisaties kunnen werken. De neiging bestaat om dergelijke organisaties te classificeren als instabiel en onbestuurbaar. Aanvankelijk zat ik ook op die lijn:
- Doelbesturing kan wisselen doordat maatschappelijke problemen voortdurend evolueren en veranderen en daarmee vaak ook het doel;
- Doel/middelen besturing wordt erg gedomineerd door hoeveelheid budget dat beschikbaar is en de wensen voor andere beleidsterreinen;
- Middelenbesturing die weer niet aansluiten op de doelbesturing vanwege de grenzen van de regelgeving;
- Aspectbesturing met heel veel procedures, aanwijzingen, werkinstructies, handboeken, circulaires die vanuit organisatorische silo’s worden opgelegd aan medewerkers. Vaak zonder onderlinge afstemming;
- Operationele sturing die niet onderling zijn afgestemd. Denk aan lijnsturing versus projectsturing en programmasturing.
Bij een tweede blik naar de organisatie merk je dat al deze formele besturing toch gehanteerd kan worden doordat de organisatie ook nog wordt gebonden door gezamenlijke normen en waarden en gemeenschappelijke doelen. Hierbij kan je een link leggen met het boek “De verdraaide organisatie” van Wouter Hart ea. Het is belangrijk niet meer te kijken vanuit de formele regelgeving van een organisatie omdat je daarbij hoogstwaarschijnlijk stukloopt op gebrek aan onderlinge samenhang, inconsistenties, tegenstrijdigheden, verouderde regels. Kijken vanuit de bedoeling naar regels brengt je wat dat betreft verder. Dit kunnen ook ongeschreven regels zijn.
Wat betekent dit nu voor mijn dagelijks werk? In een avondbijeenkomst hebben Gerard Otten en Pieter van der Ploeg het gedachtegoed nader toegelicht. Wat extra aansprak was het voorbeeld van een zwerm spreeuwen die werd aangevallen door een roofvogel. Deze zwerm was prima in staat deze aanval te pareren in onderlinge samenwerking. Dit komt natuurlijk niet door een uitgebreide opleiding maar door simpele ‘regels’ en overlevingsdrang die goed werken. Meer algemene ‘take away’s’ die ik vanuit het boekje en de avond heb meegenomen zijn:
- Sla niet door in het bedenken en automatiseren van regels. Deze zijn nadelig voor de adaptiviteit;
- Werk aan gemeenschappelijke normen en waarden en doelen en spreek van daaruit regels af die je nodig hebt;
- Veel formele regels kunnen worden geschrapt omdat ze teveel uitgaat van een lineair bestuurbare organisatie terwijl dat niet het geval is;
- Hoewel organisaties instabiel lijken hoeft dat niet zo te zijn. Het wordt pas moeilijk als normen, waarden en doelen niet meer worden gedeeld;
- Een organisatie kan bestaan uit onderdelen die wel lineair kunnen worden aangestuurd en onderdelen die veel meer vanuit gemeenschappelijke waarden en normen werken.
- Omstandigheden bepalen ook de werking van een organisatie. Inzetsituaties zijn heel anders dan voorbereidingssituaties. Oefenen is noodzakelijk om de werking in inzet omstandigheden zoveel mogelijk te benaderen.
- De manier waarop het gedachtegoed van complex adaptieve systemen wordt geabsorbeerd wordt bepaald door persoonlijke ervaringen. De mensen die aanwezig waren op de avond hebben allemaal een andere achtergrond en perceptie. Het is belangrijk om regelmatig hierover van gedachten te wisselen. Met dank dan ook aan Gerard Otten en Pieter van der Ploeg voor het aanreiken van een nuttige bril.
Recente reacties